Liebe Community.

Als Veranstalterin der JenaCo wollte ich mich gern nach der Con am letzten Wochenende bei euch melden mit einigen Informationen zu unserer aktuellen Situation.

Da es nun nach der Con ein Feedback-Reel mit vielen weiteren Anmerkungen gab werde ich versuchen ebenso auf die meisten Punkte darin einzugehen. Falls im Anschluss weitere Fragen aufkommen versuche ich auch diese so transparent wie möglich in den Kommentaren auf Instagram zu beantworten.
Ich möchte euch nur ebenfalls darum bitten, sachlich und respektvoll zu euch und uns in den Kommentaren auf Instagram zu sein, egal welche Meinung ihr vertretet.

Das JenaCo-Team
Unser Team besteht aus mir als Veranstalterin und ca. 6-8 ehrenamtlichen Helfern, die mit mir zusammen das Event planen. Dies ist für eine Convention – egal welcher Größe – ein sehr kleines Team und die meisten Aufgaben übernehme aktuell ich, da wir keine weitere Orga haben, die diese Bereiche übernehmen könnte.
Dies führt leider dazu, dass es zu viele Aufgaben für zu wenig Leute & Zeit gibt und somit immer etwas leiden muss. Ob es Wartezeit auf Rückantworten, Pläne, Zu- & Absagen sind.
Wir haben dies im letzten Jahr versucht zu meistern. Leider mit dem Ergebnis dass dies nicht ausreicht und so nicht weiter geht. Daher wollte ich die Zeit nach der Con auch nutzen um Unterstützung für unser Team zu finden, denen die JenaCo am Herzen liegt.

Warum nicht Volkshaus?
Anime Conventions zu organisieren in Thüringen ist nicht leicht. Die meisten Orte sind nicht für solche Arten der Veranstaltungen ausgelegt, da es solche Veranstaltungen vor uns nicht gab.
Daher war die Suche nach der Lokation immer ein Problem:

• Zu wenig Platz für Besucher

• Zu teuer

• keine schöne Umgebung

• Schwierige Raumaufteilung

Das Volkshaus ist wunderschön und war vom Ambiente her von Anfang an unsere Traumlocation.
Nachdem die JenaCo größer und größer wurde und wir bei unserer ersten Location mit vielen Problemen an unsere Grenzen kamen aber die Besucherzahl weiter stieg wollten wir es versuchen.
Was mussten wir feststellen?

• Kosten allein für die nackte Location im mittleren 5-stelligen Bereich

• Maximal 1200 Besucher dürfen ins Gebäude

Das hat uns vor ein riesiges Problem gestellt: Wie können wir eine Convention dort veranstalten die unserer Qualität entspricht, bei der wir nicht ins Minus geraten und gleichzeitig einen dem Angebot angemessenen Preis verlangen können?
Wir haben dies dann mehrere Jahre probiert. Gleichzeitig dutzende Gespräche mit der Stadt und möglichen Sponsoren mit dem Endergebnis dass daran nichts zu ändern ist und sich der Preis für uns in Zukunft sogar erhöht. Gleichzeitig mussten wir sogar Leute nach Hause schicken, weil sie vor Ort kein Ticket mehr erhalten konnten. Denn seit Corona kaufen leider die meisten sehr spontan was es für uns Veranstalter sehr schwierig macht zu planen.
Das Problem wollten wir lösen.

Mit der Sparkassen-Arena hatten wir die Möglichkeiten in Zukunft das Außengelände weiter und weiter zu Bespielen, wenn Budget und Besucherzahlen wachsen. Es konnten mehr Besucher ins Gebäude, es war weiterhin gut zu erreichen und das beste: Es kostet uns fast nur 15% von dem, was wir für das nackte Volkshaus zahlen müssen. Somit also wirklich eine Chance mehr in das Programm statt einfach nur in das Gebäude zu stecken.

Kein Geld?
2025 wollten wir die JenaCo wie auch schon oft zuvor 2x veranstalten. Um die Arenna zu testen und um mit der Con im Juni mehr Budget für die Con im Oktober zu haben. Es waren beide gleichwertige Conventions. In der Arena mehr Cosplay, im Volkshaus mehr Kulturelle Stände leider wurde das Thema der Con missverstanden und es gab auch noch andere ungünstige Faktoren sodass wir statt den geschätzten 4.200-5.000 nur ganze 570 Besucher am ganzen Wochenende vor Ort waren.
Dies ließ mich – auch nach dem teuren Wochenede im Volkshaus mit einer 5-Stelligen Schuldensumme zurück die ich auch weiterhin versuche abzuarbeiten.

Gleichzeitig arbeiteten wir an der nächsten JenaCo mit dem genannten kleinen Team. Denn zuvor waren wir noch 3 Orga mehr. Wir versuchten wie immer alle Bereiche die wir verbessern konnten zu verbessern und euch mit den Preisen mehr entgegen zu kommen. Aber ich hatte kein größeres Budget um den Außenbereich oder andere Dinge noch aufregender zu gestalten.

Nun zu einige Punkten von diesem Mal / Fragen von euch:
 

Food-Stände / Getränke / Security
Letztes Jahr haben wir nach Vereinbarung die Regelung bezüglich Getränkemitnahme mit dem Haus außer Kraft gesetzt und es funktionierte problemlos. Leider wurde dies nicht schriftlich im Vertrag mit aufgenommen (es gibt immer sehr viele Absprachen und nicht alles findet dort Platz). Ein Fehler, den ich nicht noch einmal machen werde. Denn am Samstag hat das Security-Team sich in dem Fall nach den Hausregeln verhalten und trotz versuchen dies zu ändern und jemandem vom Haus zu erreichen haben wir es erst am Sonntag mit dem Team vom letzten Mal abändern können. Das tut mir nach wie vor sehr leid und wird nicht noch einmal vorkommen.

Getränke wurden und dürfen laut Vertrag auch nur vom Haus-Caterer, welcher direkt vor der Halle stand verkauft wurden. Es gab also natürlich Getränke zu kaufen aber die eignen konnten am Samstag nicht mit rein genommen werden.

Feedback
Wir haben aktuell keine anonymen Umfragen. Da dies gewünscht wird werde ich diese einführen. Bisher haben wir Feedback immer persönlich abgefragt oder man ist auf uns zugegangen. Wenn dies sachlich passiert reagieren wir natürlich immer darauf und geben unser bestes an Problemen, die uns mitgeteilt werden zu arbeiten. Wir überlesen oder ignorieren keine (sachlichen) Feedback oder Frage eMails. Und selbst die andere Art von Feedback wird für uns intern zumindest aufgenommen. Ebenso hat niemand – egal ob positives oder negatives Feedback – einen Vor- oder Nachteil aus seiner Nachricht. Die Meinung die man über etwas hat, hat nichts mit dem was man auf der Con anbieten oder zu ihr beitragen möchte zu tun (solang es keine Personengruppen angreift).

 

Raumplanung
Auch das passen wir jedes Mal an sobald sich herausstellt, dass bestimmte Bereiche nicht gut gepasst haben. Dies geht natürlich nur solange wir die Möglichkeit dazu haben. Beispielsweise Die Villager aus dem Bühnenbereich vom VH, die Ehrengäste in der Arena nicht neben die Bühne etc.
Demzufolge werden wir auch diesmal Anpassungen vornehmen was z.B. das Foyer, die Bühnensituation und auch die Food-Area angeht.

 

Eventorganisation und Modelabel

Ich selbst als Organisatorin bin auch Besitzerin eines Modelabels. Für dieses habe ich auch einen Stand auf der JenaCo und es gibt auch eine Modenschau. Dass es diesmal 2 gab lag nur daran, dass wir 15 Minuten Freiraum hatten also bat mich meine Bühnen-Orga am Sonntag noch eine Show zu machen um die Lücke zu füllen. Zur Organisation: Trotz meiner nun langjährigen Erfahrung bin ich nicht vor Fehlern gefeilt. Man tauscht sich in diesem Bereich auch oft mit Veranstaltern anderer Events aus, um Fehler zu vermeiden doch eine Garantie gibt es nie. Wir sind alle Menschen und manchmal übersieht man eine Sache. Auch noch nach Jahren. Aber man lernt daraus.

 

Helfer

Uns ist sehr wichtig, dass es allen Beteiligten bei uns gut geht. Egal ob Aussteller, Bühnen-Act, meine Orga als auch meine Helfer. Leider hatten wir diesmal statt den normalerweise benötigten (grob) 40-60 nur 27 Helfer. Dies bedeutete für alle eine sehr anstrengende Convention. Auch hier haben sich normalerweise die nötige Anzahl immer gemeldet. Oft auch da leider erst kurz vorher doch diesmal blieb dies aus. Wir hoffen, beim nächsten Mal wieder ausreichend Helfer zu haben damit es für alle angenehm wird.

Unterschiedliche Eindrücke
Vor dieser Con haben uns tatsächlich größtenteils positive Rückmeldungen erreicht beziehungsweise gegenteilige Eindrücke von „gute oder schlechte“ Ehrengäste, Workshops, Programm etc. und dem Wunsch wieder ins Volkshaus zu gehen, was wir natürlich gern machen würden aber nicht können.
 

Gemütlichkeit & Charme
Das eine kleine Con die neu ist und wo man erste Erlebnisse mit neuen Freundschaften macht natürlich anders empfunden wird als eine Con die wächst und mehr Leute sowie Platz bietet ist verständlich. Dennoch haben wir am Inhalt nicht viel geändert sondern die einzelnen Bereiche nur immer weiter versucht aufzuwerten. Gern wollte ich in Zukunft das Außengelände mehr bespielen damit auch dort gemütliche Ecken und viel Flair für die Besucher entsteht nur ist dies leider wieder ein sehr teures Unterfangen.


Daher nun einmal meine Frage an euch:

Was genau würde für euch diesen Charme und die Gemütlichkeit zurück bringen?
Was fehlt euch, dass wir für euch auf die JenaCo zurück bringen können?

 

Ebenfalls möchte ich den Post für folgendes nutzen:
Wir suchen permanent nach Orga-Mitgliedern, Kooperationspartnern, Sponsoren und kleinen sowie großen Projekten, die ein Teil der JenaCo werden möchten. Wenn ihr für eine dieser Sachen Interesse habt meldet euch auch gern bei uns (am besten via info@jenaco.de)

Und nun übergebe ich das Feld wieder euch:
Stellt gern eure Fragen und Kommentiert eure Wünsche, Eindrücke und was ihr gern möchtet. Ich werde wie auch beim Feedback-Reel alle Kommentare lesen und mich damit auseinander setzen. (Da ich das Wochenende auf einer Messe ausstelle werde ich nicht oder nicht schnell Antworten können aber ich gebe mein Bestes dies spätestens nach dem Wochenende nachzuholen.


Letzte Anmerkung:
Ich nehme mir nun ein paar Wochen Zeit um selbst, zusammen mit euch und meinem Team über alles zu reden und zu sehen wo die Reise hingehen kann. Ich hoffe, dass ihr euch die JenaCo trotz Rückschlägen weiter wünscht. Solange dass der Fall ist werde ich mein Bestes geben, sie so schön wie möglich für euch und alle anderen Beteiligten zu organisieren.

Eure Jeanne von der JenaCo